Tüm yazılarSatış Rehberi
Proforma Fatura (Teklif) Nedir, Nasıl Hazırlanır? (2026 Rehberi)
Proforma fatura (teklif) nedir, faturadan farkı nedir, nasıl hazırlanır? Kalem, KDV, geçerlilik ve ödeme şartlarıyla adım adım anlatıyoruz.
Bir satışın çoğu zaman ilk adımı fatura değil, tekliftir. Müşteriye fiyatı, miktarı ve şartları net biçimde sunan proforma fatura (teklif), satış sürecini hızlandıran ve yanlış anlaşılmaları önleyen temel bir belgedir. Bu rehberde proforma faturanın ne olduğunu, resmi faturadan farkını ve dakikalar içinde profesyonel bir teklifin nasıl hazırlanacağını adım adım anlatıyoruz.
Proforma Fatura (Teklif) Nedir?
Proforma fatura; bir mal veya hizmetin fiyatını, miktarını, KDV’sini ve satış koşullarını müşteriye yazılı olarak sunan ön belgedir. “Proforma” Latince “biçim uğruna” anlamına gelir — yani resmi bir fatura değil, satışın nasıl gerçekleşeceğini gösteren bir öneridir. Müşteri teklifi onayladığında süreç siparişe, ardından resmi faturaya dönüşür. Muhasebeye işlenmez ve tek başına vergi doğurmaz.
Teklif ile Fatura Arasındaki Fark
| Kriter | Teklif (Proforma) | Resmi Fatura |
|---|---|---|
| Amaç | Fiyat ve şart önerisi | Gerçekleşen satışın belgesi |
| Yasal statü | Bağlayıcı değil (öneri) | Resmi, yasal belge |
| Muhasebe kaydı | Yok | Var (gelir/gider) |
| Vergi doğurur mu? | Hayır | Evet (KDV, gelir) |
| Ne zaman düzenlenir? | Satıştan önce | Satış gerçekleştikten sonra |
| Değiştirilebilir mi? | Evet, kolayca | Hayır (iptal/iade gerekir) |
Bir Teklif Neleri İçermeli?
Profesyonel ve güven veren bir teklifin belirli temel alanları eksiksiz taşıması gerekir. Eksik bir teklif, müşteride tereddüt yaratır ve satışı geciktirir.
- Firma bilgileri: Ad, logo, vergi numarası, iletişim (teklifin üst kısmında).
- Müşteri bilgileri: Alıcı firma/kişi adı ve iletişim.
- Teklif no ve tarih: Takip için benzersiz numara ve düzenlenme tarihi.
- Kalemler: Ürün/hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve varsa iskonto.
- Toplamlar: Ara toplam, KDV tutarı ve genel toplam ayrı ayrı.
- Geçerlilik süresi: Teklifin ne zamana kadar geçerli olduğu.
- Ödeme ve teslim şartları: Ödeme vadesi, teslimat ve garanti koşulları.
Adım Adım Teklif Nasıl Hazırlanır?
1. Firma ve müşteri bilgilerini girin
Kendi firma bilgilerinizi ve logonuzu ekleyin; ardından teklifi göndereceğiniz müşterinin adını ve iletişimini yazın. Bu alanlar teklifin kimliğini oluşturur.
2. Kalemleri ve KDV’yi ekleyin
Her ürün veya hizmeti; miktar, birim fiyat, KDV oranı (%20, %10, %1) ve iskonto ile satır satır girin. KDV her kalem için ayrı hesaplanır; ara toplam, KDV ve genel toplam otomatik çıkar. Böylece hesap hatası riski ortadan kalkar.
3. Şart ve geçerlilik ekleyin
Ödeme vadesi, teslim süresi ve geçerlilik tarihini belirtin. Geçerlilik süresi, fiyatların ne zamana kadar bağlayıcı olduğunu netleştirir ve müşteriyi karar vermeye teşvik eder.
4. PDF olarak indirin ve gönderin
Şablon ve marka renginizi seçip teklifi profesyonel bir PDF olarak indirin. PAFTA’nın ücretsiz teklif aracı (pafta.app/ucretsiz-teklif) ile bu adımların tamamını kayıt olmadan, dakikalar içinde tamamlayabilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- KDV’yi kalem bazında değil topluca hesaplamak (farklı oranlarda hata doğurur).
- Geçerlilik süresi belirtmemek (fiyat değişince anlaşmazlık çıkar).
- Ödeme ve teslim şartlarını yazmamak (teslimat/tahsilat sorunları).
- Teklif numarası vermemek (sonradan takip ve arşivleme zorlaşır).
Sonuç
İyi hazırlanmış bir teklif, satışın yarısıdır: fiyatı, kapsamı ve şartları net gösterir, müşteride güven oluşturur ve karar sürecini hızlandırır. Doğru alanları içeren, hesabı otomatik yapan bir araç kullanmak hem zaman kazandırır hem de profesyonel bir izlenim bırakır.
Kayıt olmadan dakikalar içinde profesyonel bir PDF teklif hazırlayın; hazır olduğunuzda PAFTA ile teklifi siparişe, faturaya ve tahsilata bağlayın.
Ücretsiz teklif aracını deneEmre AydınKurucu, PAFTA
PAFTA’nın kurucusu. KOBİ’ler için ERP, e-fatura ve ön muhasebe süreçlerini sadeleştirme üzerine yazıyor.
LinkedInSıkça Sorulan Sorular
İlgili sayfalar
Diğer yazılar
Bulut ERP vs Yerinde ERP: KOBİ’ler İçin Karşılaştırma Rehberi (2026)
Bulut ERP ile yerinde (on-premise) ERP arasındaki maliyet, güvenlik, kurulum süresi ve esneklik farklarını karşılaştırıyoruz. KOBİ’ler için hangi model daha uygun?
KOBİ İçin Ön Muhasebe / ERP Programı Seçim Rehberi (2026)
KOBİ’lerin ön muhasebe/ERP seçerken bakması gereken 7 objektif kriter: modül kapsamı, e-Fatura entegrasyonu, fiyatlandırma modeli, kurulum süresi.